Деловые письма на английском языке достаточно формальны. Стиль – подчеркнуто вежливый, как можно меньше фраз, допускающих двойное толкование, и жестко заданная структура. Форматирование абзацев – без использования отступа первой строки. В начале письма (верхний левый угол) указывается ФИО отправителя, а также название и адрес компании, в которой он служит.

За ним следует имя адресата и компании-получателя. Дата отправления письма может быть указана либо тремя строчками ниже, либо в правом верхнем углу письма. В центре находится основной текст. Традиционно, начало главной мысли письма – с причины обращения (конструкция вида “I am writing to you to…”).  Завершается главная мысль благодарностью за оказанную помощь (“Thank for you prompt help”) и конструкций вида «искренне ваш». Может быть применено либо “Yours sincerely” (при знакомстве автора с адресатом), либо “Yours faithfully” (если автор с адресатом незнаком). Четырьмя строчками ниже ставится ФИО и должность, а в полученном промежутке – подпись.

Существует типы писем, которые употребляются чаще всего. Первый – это запрос на получение информации о каком-либо продукте или услуге (Inquiry Letter). Он начинается с обращения (так как обращение идет к незнакомому человеку, то идет либо “Dear Sir or Madam”, либо “Dear sirs”). По правилам написания деловых писем, после этого идет информация о компании – авторе запроса, собственно запрос на получение данных и список дополнительных вопросов, интересующих сильнее всего. Завершается все подписью.

В ответ на такое письмо отправляется письмо ответ. Оно должно произвести хорошее впечатление на будущего клиента, поэтому нужно, чтобы оно было подробным и грамотно составленным. Как обычно, начинается с обращения. Затем нужно поблагодарить за уделенное внимание, описать, каким образом передана информация («в приложенном пакете вы найдете…»), ответить на дополнительные вопросы, высказать надежду на плодотворное сотрудничество, и, естественно, подписаться.

Следующий тип – письмо-рекламация, по поводу недостатков приобретенных товаров и услуг. Оно начинается с обращения, описания товара или услуги, суть проблемы и требования по ее поводу, и наконец, подпись.

В ответ на него отправляется Apology Letter. Его задача – выразить свои сожаления по поводу проблемы и пути решения, предлагаемые вашей компанией. Структура – обращение, благодарность за информирование о проблеме, извинения (желательно от вас лично), описание шагов, которые предпримет компания, и наконец надежды, что ваше сотрудничество будет продолжено, несмотря на сложившуюся ситуацию.